- ビジネス英語メールの基礎
日本語でも、ビジネスメールを書く際は、時候の挨拶、敬語の使い方などに気を遣うものです。それが英語でとなると、英語に慣れていない私たちにとっては、なかなかハードルが高いものです。用件をしっかり伝え、しかも相手に不愉快な思いをさせないメール、これを英語で書かなければなりません。今回は、ビジネスシーンにふさわしい効果的なメールはどのように書けばいいか考えたいと思います。
今日のグローバル市場では、ビジネスシーンで英語が共通語として使用される場合が多いでしょう。そこでクライアント、パートナー、同僚など、どのような相手と連絡を取るにしても、明快でプロフェッショナルな英文メールを書く能力が必要になってきます。- ビジネスメールの基本
日本語のメールと共通する点もありますが、次の点に気を付けてメールを書きましょう。
●適切な挨拶と敬意の表現
●簡潔でわかりやすい文章
●丁寧な結びの表現
●自国と相手国の間の時差- 英文ビジネスメールのフォーマット
(1) 件名
受信者が最初に目にする部分です。長すぎたり複雑すぎたりすることなく、一目でメールの目的が分かるように端的に書きます。緊急の依頼の場合は「Urgent（緊急）」などを入れて読み手の注意を喚起します。
(2) 宛名
Dear Mr./Ms. Yamada （ラストネーム）；一般的
To whom it may concern；相手の名前がわからないとき（「ご担当者様」に相当、少し丁寧）
Dear Sir or Madam；これも相手の名前がわからないときに使いますが、To whom it may concernよりは一般的です。
Dear Colleagues；社内メールを複数の相手に送るとき
(3) 書き出し
挨拶や自己紹介で始めます。
例：My name is Taro Yamada from ICOS Inc.
また、下記のような相手を気遣う言葉を入れるとよい印象を与えます。
I hope this finds you well. / I hope you had a nice weekend.
(4) 要件
メインメッセージです。なぜこのメールを書いているのかという理由から始め、分かりやすい構成にし、言いたいことを簡潔に伝えます。
(5) 結びの言葉
英語での定番の結びのフレーズを提案します。
Thank you for your cooperation. / Thank you in advance.
さらに、「返事が欲しい」「資料を送ってほしい」など、ここでメールの目的を明確にするのも効果的です。
(6) 結語
Yours sincerely / Sincerely；フォーマル
Best regards / Thank you and best regards；ややフォーマルですが一般的に使われます。
(7) 差出人名
英語では日本語と反対に名前、役職、会社名、住所等の順番になるので注意しましょう。- サンプル英文ビジネスメール（見積書の送付）
Title：Thanks for your price enquiry
Dear Ms. Smith,
I hope you are doing well.
Appreciate your interest in our translation service.
We are here to assist you with all the required information.
I have attached the quotation and the details of our services for your reference.
The prices are clearly specified separately for translation and formatting services.
Rest assured that we value your input and are committed to fostering a long-term partnership with your company.
Please feel free to reach out with any questions or suggestions you may have.
I eagerly await your response.
Sincerely,
Taro Yamada
Sales Department
ICOS Inc.
XXXXXX Minatoku, Tokyo, Japan, 111-1111
taro.yamada@xxxx.com
+81-2222-22222
件名：価格のお問い合わせ
スミス様
お世話になっております。
弊社の翻訳サービスにご関心をお持ちいただき、誠にありがとうございます。
ぜひともお手伝いさせていただきたいと存じます。
ここに見積書とサービスの詳細を添付いたします。
料金は翻訳およびフォーマッティングサービスに分けて記載しております。
お客様のご意見を尊重し、貴社との長期的なパートナーシップを育みたいと考えておりますので、是非ご検討ください。
また、ご質問やご提案がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
ご返事をお待ちしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社アイコス
営業部
山田太郎
〒111-1111 東京都港区XXXXXX
+81-2222-22222
taro.yamada@xxxx.com- 英文を書く上での注意点
(1) 直接的なコミュニケーションと間接的なコミュニケーション
日本のビジネス文化では間接的なコミュニケーションが好まれますが、英語では明確で直接的なコミュニケーションが好まれます。
(2) 礼儀のレベル
フォーマルすぎたり、よそよそしく聞こえたりすることなく、英語で礼儀正しさを表現する方法を身に付けましょう。
(3) イディオムと句動詞
慣用句と句動詞に慣れましょう。たとえば、“I am afraid”は「残念ながら」と言いたいときに使える丁寧な言い方です。覚えておきましょう。- 最後に
英語でビジネスメールを書くことは簡単ではないかもしれませんが、要点をおさえ、礼儀正しく、心を込めたメールを書くことで、仕事上の成功をおさめ、より良い人間関係を築き、ひいては国際的なビジネスチャンスを手にするチャンスとなります。英語メールの基本をマスターして、ビジネスを成功に導きましょう。
また、上手な英語メールを仕上げたいけれども、サポートが必要だという場合は、当社が言語や文化を超えてお手伝いいたします。どうぞお気軽にご連絡ください。
